การประชุมสัมมนาเครือข่ายสำนักวิทยบริการ : ฝึกปฏิบัติการใช้งานและติดตั้งระบบ Dspace Catalog

นางเยาวลักษณ์ แสงสว่าง
ตำแหน่ง บรรณารักษ์

การประชุมสัมมนาเครือข่ายสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล ครั้งที่ 2 หัวข้อ ฝึกปฏิบัติการใช้งานและติดตั้งระบบ Dspace Catalog วันที่ 28-29 เมษายน 2559 ณ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคศรีวิชัย (สงขลา)

สรุปรายละเอียดเนื้อหาการประชุม
การสร้างคลังจัดเก็บและให้บริการสารสนเทศด้วย Dspace ซึ่ง Dspace นั้นเป็นซอฟต์แวร์ระบบเปิด หรือ Open Source ซึ่งนำมาใช้ในการจัดการคลังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกกันว่าคลังความรู้ทางวิชาการ (Intellectual Repository : IR) ถือเป็นคลังจัดเก็บและให้บริการสารสนเทศที่รวบรวมผลงานวิจัย วิชาการของอาจารย์ นักวิจัย นักศึกษา และบัณฑิตศึกษาของกลุ่มมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลของแต่ละที่เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ และศึกษาค้นคว้า วิจัย เพิ่มเติมต่อยอดได้อย่างสะดวก

ในการฝึกปฏิบัติผู้ที่เป็นเจ้าหน้าที่ห้องสมุดเป็นผู้ที่ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูล โดยรวบรวม คัดกรอง ตรวจสอบ ผลงานวิชาการของมหาวิทยาลัย และแปลงไฟล์ต้นฉบับให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล แล้วนำไฟล์เข้าสู่ระบบคลังปัญญาเพื่อลงรายการบรรณานุกรมตามรูปแบบที่กำหนดไว้ ซึ่งสามารถจัดเก็บได้ในรูปแบบ .PDF , .JPEG , .HTML , .GIF , .DOC เป็นต้น แต่การนำผลงานขึ้นนั้น โดยปกตินิยมทำการแปลงไฟล์เอกสารมาอยู่ในรูปเอกสาร .PDF (Portable Document Format) คือ ไฟล์งานที่ไม่สามารถแก้ไขได้ และรูปแบบเหมือนต้นฉบับเดิม จึงเหมาะที่จะใช้สำหรับการทำเอกสารตัวอย่าง และการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการใช้งานโปรแกรมที่จัดทำไฟล์ .PDF นั้นจะใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Pro

การจัดเตรียมไฟล์เอกสารสกุล .PDF

มีกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องในการในการสร้างความสะดวกในการใช้งาน การป้องกันเอกสาร และการตั้งค่าความปลอดภัยของเอกสาร โดยกำหนดคุณสมบัติของไฟล์ดังนี้

1. การทำ Bookmark ให้กับเอกสาร .PDF เพื่อทำหน้าที่คล้ายหน้าสารบัญของหนังสือ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้เรียกดูหน้าเอกสารได้ตามต้องการ

2. การสร้าง Link ให้กับเอกสาร .PDF เพื่อให้สามารถ Link ไปยังหน้าเอกสารภายในไฟล์เดียวกัน หรือ Link ไปยังไฟล์อื่น รวมถึงการ Link ไปยังเว็บไซต์ที่ต้องการได้

3. การรวมไฟล์เอกสาร .PDF เพื่อให้สามารถทำงานได้รวดเร็วและสะดวกในการจัดการเอกสาร หรือการจัดทำข้อมูลเพื่อ upload ในไฟล์เดียวกัน

4. การจัดทำระบบความปลอดภัยของเอกสารไฟล์ .PDF สามารถทำได้ดังต่อไปนี้

4.1 การใส่ลายน้ำ (Watermark) คือการนำข้อความ หรือรูปภาพมาใส่ไว้บนพื้นหลังของเอกสาร โดยจะแสดงในลักษณะจาง ๆ เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของ หรือลิขสิทธิ์ในเอกสารนั้น

4.2 การตั้งค่าคุณสมบัติเอกสาร สามารถอ้างอิงระบบจัดเก็บเอกสารแบบ ดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) คือ ใช้เมทาดาทาในการอธิบายรายละเอียดของข้อมูลในเว็บเช่นเดียวกับการทำรายการ (Catalog) ของหนังสือว่ามีใครเป็นเจ้าของผลงานนั้น โดยเลือกที่ Properties ในแท็บ Description สามารถนำข้อมูล ชื่อเรื่อง , ชื่อผู้แต่ง, หัวเรื่อง และคำสำคัญ สามารถกำหนดรหัสในการแก้ไขจัดการไฟล์แอกสารได้ในแท็บ Security ซึ่งสามารถกำหนดความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านในการคัดลอก หรือพิมพ์เอกสารได้

ก่อนการนำข้อมูลขึ้นต้องมีความเข้าใจโครงสร้างองค์กรว่าต้องมีการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงานใดบ้างที่อยู่ภายใต้มหาวิทยาลัยฯ เพื่อสร้าง Community (การสร้างประชาคม เปรียบเสมือนการสร้างมหาวิทาลัย) ในการจัดเก็บหน่วยที่ใหญ่ที่สุด และนำไปสร้าง sub-Community (การสร้างชุมชน เปรียบเสมือนการสร้างคณะที่ต้องการให้เข้ามาดาวโหลดข้อมูลเพื่อศึกษา) และสุดท้ายคือการสร้างประเภทการจัดเก็บในแต่งละ Collection (การสร้างประเภทของเอกสารที่จัดเก็บแต่ละชนิดในคณะ) เช่น บทความ, วิทยานิพนธ์ และงานวิจัย เป็นต้น จากนั้นจึงทำเข้าข้อมูลตามประเภทที่กำหนดไว้ผ่านโปรแกรม Dspace ที่ได้สร้างไว้จาก Server ของหน่วยงานโดยทำการ Submit a new item to this collection พร้อมระบุรายละเอียดของงาน เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง ปีพิมพ์ บทคัดย่อ คำสำคัญ รายละเอียด และเลือกไฟล์เพื่อ upload ไปจนจบกระบวนการ ถึงหน้า Complete และยืนยันการเป็นเจ้าของผลงาน จากนั้นระบบก็จะส่งข้อมูลไปเก็บที่ Server เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นได้สะดวก และเข้าถึงได้ผลงานได้อย่างเหมาะสมตามข้อกำหนดของมหาวิทยาลัย

ประโยชน์ที่ได้รับ
ทำให้เข้าใจการสร้างคลังความรู้ในการใช้งานระบบ Dspace ในการจัดเก็บเอกสารและการจัดการไฟล์เอกสารที่เหมาะสมในการ upload ได้อย่างถูกต้อง รวมถึงการป้องกันความปลอดภัยให้กับเอกสารที่ upload ขึ้นไปสามารถดำเนินการได้หลายวิธีเพื่อเป็นการยืนยันเจ้าของผลงาน ป้องกันการคัดลอกผลงานจากผู้ไม่หวังดีได้อีกด้วย