แนวคิดการจัดกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เรื่อง           แนวคิดการจัดกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

วันที่อบรม    วันพฤหัสบดีที่ 21 เมษายน 2554 (เวลา 09.00 – 12.00 น.) 

วิทยากร       ดร.สุทธิ ภาษีผล  ปรึกษาอิสระ และอาจารย์พิเศษในสถาบันการศึกษาต่าง ๆ  

สรุปเนื้อหาการบรรยาย  

                กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คือ กระบวนการที่สร้างผลิตภัณฑ์และบริการที่มีมาตรฐาน (Standard) เป็นที่ยอมรับ (Acceptable) เป็นไปตามข้อกำหนดของลูกค้า (Meet customer requirement) สามารถตอบสนองและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเป็นการเชื่อมโยงกิจกรรม (Interlocked Activities) หรือขั้นตอนหลาย ๆ ขั้นตอนเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มผลิตภาพ(Productivity) หรือ Output โดยให้ใช้ทรัพยากรคุ้มค่าที่สุด มีของเสีย (Defects) เกิดขึ้นน้อยที่สุดหรือไม่มีเลย

แนวคิดเพื่อให้องค์กรสามารถอยู่รอดได้ในธุรกิจ ประกอบด้วย

• ความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction)
• ความสามารถในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continual Improvement)

ระบบเอกสารในการทำงาน (Documentation System)

• Policy & Objectives
• คู่มือคุณภาพ (Q. Manual)
•  หลักปฏิบัติ (Procedures)
• วิธีปฏิบัติงาน (Work Instructions)
• แบบฟอร์ม บันทึก (Forms / Records)

กลไกสำคัญที่ช่วยค้นหาจุดบกพร่องเพื่อปรับปรุงระบบการทำงาน

การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit)

เป็นการตรวจประเมินผลการทำงานขององค์กรโดยบุคลากรภายในองค์กร เพื่อพิจารณาว่า  การทำงานสอดคล้องตามที่ระบบวางไว้หรือไม่ การตรวจประเมิน ที่ต้องไม่ตรวจประเมินงานของตนเองเพื่อให้เกิดความเป็นธรรม (Objectivity) และไม่ลำเอียง(Impartiality) มักดำเนินการทำ Internal Audit ทุก 6เดือน ข้อดี – ข้อเสียของการทำ Internal Audit

การควบคุมผลิตภัณฑ์ที่บกพร่อง (Non-Conformance)

เป็นการชี้บ่งและควบคุมผลิตภัณฑ์ที่บกพร่อง (Defects) เพื่อมิให้ปะปนกับของดีที่กำลังดำเนินการอยู่ รวมทั้งระบุผู้รับผิดชอบในการแก้ไขด้วย อาจใช้วิธีดำเนินการดังนี้ ระบุ และคัดแยกข้อบกพร่อง ป้องกันไม่ให้นำไปใช้งานหรือดำเนินการต่อ กำจัดข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์ที่ตรวจพบ บางครั้งอนุญาตให้มีการยอมรับ นำไปใช้ภายใต้เงื่อนไขโดยผู้มีอำนาจหรือลูกค้า มีบันทึกรายละเอียดข้อบกพร่อง การดำเนินการที่สืบเนื่อง รวมถึงการยินยอมให้ใช้ภายใต้เงื่อนไข ต้องตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไขข้อบกพร่อง

การปฏิบัติการแก้ไข (Corrective Action Request)

การปฏิบัติการป้องกัน (Preventive Action Request) 

ปัญหาที่มักพบเสมอ ๆ

1. ขาดการวางแผนงานที่ดี  – ไม่สามารถควบคุมแผนงานและค่าใช้จ่ายได้
2. บุคลากรขาดแรงจูงใจในการทำงาน  –  ประสิทธิภาพ/ ผลิตภาพในการทำงานต่ำ
3. บุคลากรขาดทักษะ/ ความชำนาญ  –  เกิดการแก้งาน ล่าช้า และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
4. การทำงานที่ขาดการวางแผน ทำโดยบุคลากรที่ขาดแรงจูงใจ และขาดทักษะความชำนาญ
5. ผู้บริหารไม่ทราบ (ไม่รับทราบ) ทำให้ไม่เกิดการแก้ไขปรับปรุง

การปรับปรุง

• สร้างทัศนคติและจิตสำนึกของบุคลากรทุกระดับในองค์กร
• สร้างบรรยากาศให้เกิดความร่วมมือ และมีเป้าหมายที่ชัดเจนร่วมกัน
• กำหนดปัญหาและแผนการปรับปรุง พัฒนา และติดตามเป็นระยะ
• ต้องมีนโยบายชัดเจนในการลงทุนด้านเวลา ทรัพยากรและงบประมาณ

ประเภทของงานในการวิเคราะห์ผลิตภาพ (Work Categories for Productivity Analysis)

1.     Non-Productive / Idle / Ineffective : กิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์กับผลงานแต่อย่างใด    ถือเป็นเวลาสูญเปล่า

2.     Supportive / Contributory :  กิจกรรมที่ช่วยสนับสนุนให้งานสำเร็จขึ้นได้ แต่ตัวกิจกรรมเองนั้นไม่ได้สร้างงาน

3.     Productive / Effective: กิจกรรมที่ก่อให้เกิดผลงานขึ้น สร้างความก้าวหน้าในเนื้องานให้เกิดขึ้น

การเลือกกิจกรรม (Selected Activity)

• กิจกรรมหลัก / พื้นฐาน
• กิจกรรมที่มีมูลค่าสูง (ด้านแรงงาน)
• กิจกรรมที่อยู่ใน Critical Path
• กิจกรรมเฉพาะที่ต้องการจะวัดผล / ควบคุม

การจัดการกับความสูญเสียสำคัญ 7 ประการ

      1.    ผลิตมากเกินไป (Over Production)

• ผลิตมากเกินความต้องการ ผลิตก่อนความต้องการ (Producing too much, too soon)
• ผู้กำหนดความต้องการหรือแผนการผลิตคือลูกค้า
• ผลิตมากเกินไปเป็นต้นทุน (Cost)

      2.   มีกระบวนการมากเกินไป (Over Processing)

• ทำงานเกินความต้องการของลูกค้า
• เกิดจากการออกแบบกระบวนการหรือเครื่องจักรในการผลิต
• กระบวนการที่มากเกินไปก่อให้เกิดต้นทุน (Cost) และความเมื่อยล้า

       3.   การขนย้าย (Conveyance)

• จากที่เก็บที่หนึ่งไปเก็บอีกที่หนึ่ง (Storage to Storage)
• ซ้ำซ้อน วกวน มากเกินความจำเป็น
• การขนย้ายมาก ทำให้สายการผลิตดูวุ่นวาย
• การมีแรงงาน เครื่องไม้ เครื่องมือขนย้ายมากเกินความจำเป็น เป็นต้นทุน (Cost)

       4.   สินค้าคงคลัง (Inventory)

• มีมากเกินความต้องการ
• วัตถุดิบ (Raw Materials)
• สินค้าในกระบวนการผลิต (Work In Process, WIP)
• สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods Inventory, FGI)
• เป็นต้นทุน (Cost)
• หนึ่งในหลักบริหารการผลิต Zero Inventory

        5.  การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion)

• การเอื้อม การเคลื่อนไหวของร่างกายเกินความจำเป็นในการทำงานนั้น ๆ
• การกำจัดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นออกไปโดยการออกแบบวิธีทำงานใหม่หรือแก้ไขผังการไหล
• ปฏิบัติงาน (Work Flow) จะทำให้พนักงานลดความอ่อนเพลีย เมื่อยล้า ส่งผลให้ขวัญกำลังใจและผลิตภาพดีขึ้น
• Caused by poor work sequence or layout. Motion is Non Value Added

       6.   การรอคอย (Waiting)

• รออะไหล่มาซ่อมเครื่องจักร
• รอเครื่องซ่อมเสร็จ
• รองานมาถึงสถานีทำงาน
• รอคำสั่งในการทำงาน
• การรอคอยทำให้ใช้ประโยชน์จากแรงงานและ
• เครื่องจักรได้ไม่เต็มที่ (Man & Machine Utilization)
•  หนึ่งในหลักบริหารการผลิต Zero Delay

        7.  การเกิดของเสีย (Defect )

• Rework or Repair is Non-Value Added to the customer.
• ของเสียทำให้เสียแรงเปล่า ทำงานมากขึ้น เพื่อผลิตชดเชย เป็นต้นทุน ลูกค้าไม่ไว้ใจในคุณภาพซึ่งส่งผลต่อธุรกิจ

กลไกการควบคุมตนเอง

•  เพื่อสร้างคุณภาพในการผลิต ต้องทำงานโดยคิดถึงกระบวนการถัดไปของลูกค้า กล่าวคือไม่รับของเสียมาผลิต ไม่ผลิตของเสีย ไม่ส่งของเสียไป

บทสรุป

กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ต้องมีองค์ประกอบสำคัญ อย่างน้อย 3 ประการ คือ ได้ผลงานตามความต้องการของลูกค้า ปริมาณของเสียน้อยที่สุด และใช้ทรัพยากรคุ้มค่าที่สุด

การวัดผลิตภาพอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอเป็นระยะ ๆ จะช่วยให้ทราบประสิทธิภาพการทำงานได้ปัจจัยอื่นที่มีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ได้แก่ ปริมาณการทำงานล่วงเวลา ปริมาณบุคลากรที่มากเกินไป เป็นต้น หากสามารถลดความสูญเสีย 7 ประการได้ ก็จะช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขี้น

ประโยชน์ที่ได้จากการอบรม

1. ทำให้ทราบหลักการในการกำหนดกระบวนการทำงานขององค์กร
2. ทำให้สามารถหาจุดบกพร่อง เพื่อปรับปรุงระบบการทำงาน
3. นำมาใช้เป็นแนวทางในการจัดกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
4. สามารถใช้เวลาในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด